Sistem Informasi Manajemen

 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengelolaan Etika Politik di Dalam STI

BAB I

PENDAHULUAN

           Teknologi ibaratnya seperti pedang bermata dua. Satu sisi dari pedang dapat digunakan untuk keperluan yang bermanfaat dan satu sisinya lagi dapat mengakibatkan hal yang negatif . Manfaat teknologi di dalam sistem informasi sudah tidak diragukan lagi karena mempunyai peran membantu organisasi beroperasi dengan efisien, efektif dan kompetitif. Pada saat yang sama teknologi memberikan manfaat yang positif, teknologi didalam sistem informasi dapat menyebabkan permasalahan etika dan politik di organisasi.
           Permasalahan etika muncul karena kegiatan yang berhubungannya adalah legal atau belum di atur dalam hukum yang ada. Jika permasalahan yang tidak legal, maka permasalahan etika tidak akan muncul karena yang muncul adalah permasalahan hukum. Misalnya adalah tindakan menghujat presiden. Jika tindakan ini merupakan tindakan yang melanggar hukum, maka yang melakukannya akan terkena sanksi hukum dan permasalahan etika akan muncul. Jika sebaliknya tindakan tersebut tidak melanggar hukum atau diijinkan oleh hukum misalnya karena kebebasan berbicara, maka permasalahan etika akan muncul.
          Permasalahan politik akan muncul di organisasi pada saat informasi sangat dibutuhkan dan dapat merubah posisi kekuasaan dan kekuatan yang dimiliki oleh individu-individu di dalam organisasi. Permasalahan politik informasi yang terjadi juga perlu dikelola dengan baik. Kegagalan mengelola politik informasi membuktikan bahwa organisasi tersebut akan gagal menerapkan system informasinya.

 

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Etika di Sistem Informasi

Etik adalah prinsip-prinsip yang berhubungan dengan perbuatan benar atau salah.
Etika adalah perbuatan yang berhubungan dengan etik. Etis adalah perbuatan yang beretika baik.
Seseorang yang tidak etis adalah yang melakukan etika perbuatan melanggar etik.
Permasalahan-permasalahan etika terjadi di lingkungan sistem informasi karena sebagai berikut ini :
1. Teknologi informasi mempunyai pengaruh yang mendalam di dalam kehidupan manusia dan sesuatu yang mempunyai pengaruh terhadap kehidupan manusia berhubungan dengan etika.
2. Manajer menentukan bagaimana teknologi informasai digunakan di organisasi, sehingga mereka juga bertanggung jawab terhadap permasalahan etika akibat dari penerapan teknologi informasi tersebut.

B.      Permasalahan-Permasalahan Etika

Di dalam lingkungan sistem informasi, permasalahan-permasalahan etika dapat muncul di beberapa permasalahan yaitu di permasalahan privasi, permasalahan kepemilikan intelektual, permasalahan keamanan, permasalahan akurasi sistem dan permasalahan kesehatan.

1.  Permasalahan privasi

          Privasi adalah tuntunan seseorang untuk tidak mencampuri, diawasi atau diganggu oleh orang lain atau organisasi bahkan oleh negara. Tuntutan dari privasi di beberapa negara dilindungi oleh beberapa undang-undang.
Sebagaian besar undang-undang privasi di Amerika Serikat dan Eropa di dasarkan pada prinsip yang disebut dengan Fair Information Practices (FIP) Principles yang dibuat pada tahun 1973 oleh komite penasehat pemerintahan federal yang terdiri dari Departemen Kesehatan , Departemen Pendidikan dan Departemen Sosial.
Prinsip FIP ini mengatur pengumpulan dan penggunaan informasi tentang individu oleh sebagai berikut ini :

1.      Seyogyanya tidak ada sistem-sistem pencatatan pribadi yang keberadaanya dirahasiakan.

2.       Individual mempunyai hak akses, inspeksi, kaji ulang, merubah terhadap sistem-sistem yang berisi informasi tentangnya.

3.      Tidak diijinkan penggunaan informasi untuk keperluan-keperluan di luar tujuan pengumpulan informasi tersebut tanpa ijin terlebih dahulu.

4.      Manajer dari sistem-sistem bertanggung jawab dan dapat diminta pertanggung- jawabanya untuk kerugian- kerugian yang disebabkan oleh realibilitas dan sekuriti dari sistem-sistem itu.

5.      Pemerintah mempunyai hak untuk mengintervensi hubungan-hubungan informasi dari pihak-pihak swasta.

Isu etika muncul karena teknologi informasi dapat menjajah privasi dari individual pekerja. Teknologi informasi dapat digunakan untuk memonitor dan mengawasi informasi privat dari individual pekerja. Teknologi informasi juga digunakan untuk menyimpan informasi pribadi dari pekerja yang selanjutnya informasi tersebut dapat dijual atau digunakan tidak semestinya.

Isu etika muncul karena teknologi informasi dapat menjajah privasi dari individual pekerja. Teknologi informasi dapat digunakan untuk memonitor dan mengawasi informasi privat dari individual pekerja.

Teknologi informasi juga digunakan untuk menyimpan informasi pribadi dari pekerja yang selanjutnya informasi tersebut dapat dijual atau digunakan tidak semestinya.

a.       Memonitor e-mail.
Contoh kasus ini adalah yang dialami oleh dua pekerja di Amerika Seikat yang bernama Rhonda Hall dan Bonita Bourke. Dua pekerja ini mengeluh dan protes bahwa e-mail mereka sudah dimonitor. Sebagai akibat protesnya, mereka dikeluarkan dari perusahaan. Mereka kemudian melaporkan ke pengadilan karena merasa privasi mereka sudah dilanggar oleh perusahaan dengan memonitor dan membuka e-mail mereka.
Kita mungkin beranggapan bahwa mereka akan menang di pengadilan karena privasi mereka dilanggar. Kenyataannya kasus mereka kalah di pengadilan. Undang-undang Electronic Communication Privacy Act of 1986 di Amerika Serikat melarang pemonitoran e-mail oleh pihak ketiga yaitu pemerintah, polisi atau individual lainnya tanpa otorisasi khusus seperti surat ijin penggeledahan oleh kejaksaan.

b.      Memonitor perilaku pekerja
Isu etika ini mirip dengan isu etika memonitor e-mail.
Perbedaannya adalah yang dimonitor untuk kasus ini adalah perilaku dari para pekerja dengan menggunakan kamera.

c.       Menjual informasi pribadi pelanggan atau karyawan
Permasalahan etika di isu ini muncul ketika perusahaan menjual informasi pribadi dan para karyawannya atau pelangganya kepihak lain. Informasi pribadi ini dapat dijual ke agen pemasaran yang memerlukan informasi pribadi untuk target pemasaran mereka.

2.       Permasalahan kepemilikan intelektual

          Teknologi informasi dengan dunia digitalnya akan membuat informasi lebih mudah ditransmisikan, disalin sebagian atau keseluruhan dan dapat dengan mudah dirubah isinya. Jika ini dihubungkan dengan masalah hak kepemilikan intelektual maka pelanggaran hak ini akan semakin lebih meningkat. Kehadiran jaringan elektronik termasuk internet akan menambah kemudahan untuk melanggar hak-hak kepemilikan intelektual seseorang. Salah satu permasalahan etikal yang terjadi yang berhubungan dengan penerapan sistem informasi di organisasi adalah pembajakan perangkat lunak.

Beberapa alasan mengapa mereka masih menyalin perangkat lunak dapat dijelaskan sebagai berikut ini.
1. Menyalin perangkat lunak mudah dilakukan dan dapat sdilakukan dimamapun.
2. Hasil menyalin perangkat lunak akan didapatkan hasil yang sama dengan hasil jika   membeli.
3. Harga perangkat lunak yang asli sangat mahal.
4. Penyalin perangkat lunak berpikir perusahaan perangkat lunak sudah mendapatkan keuntungan yang sangat besar dan tidak akan rugi jika dia hanya menyalinnya.

3.       Permasalahan penghentian kerja
         Penerapan teknologi informasi selain mempunyai efek positif seperti misalnya meningkatkan produktivitas, meningkatkan kualitas pekerjaan dan memperkaya pekerjaan karena dapat menciptakan variatas pekerjaan, juga mempunyai dampak etikal yang negatif. Dampak negatif dari penerapan teknologi informasi terhadap pekerja adalah penggantian manusia dengan teknologi informasi untuk alasan efisiensi.
         Dalam penerapan teknologi informasi, manajer SI harus mempertimbangkan permasalahan etika ini. Manajer SI harus dapat mengatasi efek negatif dari penerapan teknologi informasi, misalnya bukan dengan mengganti manusia dengan teknologi informasi tetapi lebih ke realokasi manusia ke posisi dan pekerjaan lainnya.

4.       Permasalahan keamanan
         Permasalahan keamanan sistem informasi dapat menimbulkan masalah etika. Seringkali penanganan keamanan sistem informasi sudah baik, tetapi kelalaian atau kesengajaan seseorang dapat merusak sekuriti yang sudah ada seperti misalnya sebagai berikut ini.
- Meninggalkan terminal tanpa dijaga.
- Menuliskan password di suatu tempat yang dapat dibaca oleh orang lain.
- Memberitahukan password kepada orang lain.

5.       Permasalahan akurasi
Permasalahan akurasi dapat muncul di program aplikasi ynag banyak mengandung kesalahan program dan dapat juga terjadi di datanya. Permasalahan akurasi di program aplikasi muncul karena pengetesan program masih belum optimal.

6.       Permasalahan kesehatan
          Penerapan teknologi informasi di dalam dunia kerja dapat merusak kesehatan pemakainya. Salah satu penyakit yang dapat ditimbulkannya adalah repetitive stress injury (RSI). Repetitive stress injury terjadi karena urat-urat syaraf dipaksa untuk bekerja berulang-ulang dengan tekanan yang berat atau dengan tekanan darah rendah. Yang paling banyak terjadi adalah karena urat-urat syaraf bekerja dengan tekanan darah yang rendah yaitu dengan penekanan di keyboard yang berulang-ulang tiap-tiap harinya selama bertahun-tahun.
          Bentuk umum dari RSI yang umum terjadi adalah carpal tunnel syndrome (CTS). Carpal tunnel syndrome terjadi karena tekanan syaraf yang menimbulkan sakit lewat struktur tulang pinggang yang disebut dengan carpal tunnel. Carpal tunnel syndrome dapat dihindari dengan merancang letak komputer sedemikian rupa yang disebut dengan ergonomic, sehingga tidak menyebabkan sakit pinggang.
           Permasalahan kesehatan lainnya yang muncul adalah tentang kesehatan mata diakibatkan terlalu sering membaca di monitor. Penyakit ini disebut dengan computer vision syndrome (CVS). Gejala dari penyakit ini adalah pandangan mata yang kabur, mata pedas dan berair, kepala pusing, mata kering dan iritasi. Permasalahan kesehatan mata ini dapat diatasi atau dikurangi dengan menggunakan lensa tambahan tertentu di layar monitor.

Permasalahan etika terhadap kesehatan penggunaan teknologi informasi ini muncul saat perusahaan sadar bahwa pemakaian komputer dapat menyebabkan penurunan kesehatan dan tidak melakukan upaya untuk mengatasi atau menguranginya. Perusahaan tidak melakukan upaya untuk mengurangi masalah penurunan kesehatan ini biasanya adalah dengan alasan efeknya ke kesehatan tidak langsung terlihat dan untuk penghematan biaya.

C.      Mengelola Permasalahan Etika

          Martin (1999) menjelaskan bahwa standar etik tiap orang berbeda karena latar belakangnya yang berbeda tergantung dari integritas, kejujuran, kompetensi, kehormatan, keadilan, kepercayaan, keberanian, dan tanggung jawab yang dibentuk dari masa kecil sampai sekarang. Apapun standar etik seseorang, walaupun nilainya berbeda, tetapi tetap diharapkan tidak melanggar etik yang ada. Oleh karena itu, seseorang seharusnya memikirkan isu etika yang dapat terjadi akibat tindakan yang akan diambilnya. Jika isu etika muncul di dalam organisasi, manajer sistem informasi harus dapat menanganinya.

Berikut ini merupakan langkah-langkah yang dapat digunakan untuk menangani isu etika yang muncul dalam organisasi :

a.       Pertama-tama yang harus dilakukan adalah menyadari permasalahan etika yang akan muncul dari tindakan yang akan diambil.

b.      Cara lain untuk menyadari akan terjadinya permasalahan etika adalah dengan mengacu pada kode etik yang ada. Kode etik yang berhubungan dengan sistem informasi adalah ACM (association for computing machinery) dan Ten Commandments of Computer Ethics yang diusulkan oleh Ten Computer Ethics Institute, Layola University di Chicago, Amerika Serikat.

c.       Jika permasalahan etika sudah disadari, maka perlu dianalisis dan dopecahkan.

Beberapa pendekatan dapat digunakan untuk menganalisis dan memecahkan permasalahan etika, yaitu misalnya adalah sebagai berikut :

·         Pendekatan aturan emas (the golden Rule)
yang berbunyi “lakukan kepada orang-orang lain seperti apa yang kamu inginkan mereka melakukan kepadamu”

·         Pendekatan Immanuel Kant’s Categorical Imperative
yang berbunyi “ jika sesuatu tindakan tidak benar untuk dilakukan oleh setiap orang, maka itu tidak benar dilakukan untuk setiap orang.”

·         Pendekatan Descartes’ rule of change
yang berbunyi “ jika itu tidak dapat dilakukan berulang-ulang, maka itu tidak benar untuk dilakukan pada suatu saat tertentu.”

·         Pendekatan Utilitarian Principle
yang berbunyi “ ambillah tindakan yang akan memberikan nilai lebih tinggi atau yang lebih besar.”

·         Pendekatan Risk Aversion principle
yang berbunyi “ ambillah tindakan yang menghasilkan bahaya yang terkecil atau potensi biaya rendah.”

·         Pendekatan “ no free lunch” Rule
yang berbunyi “ asumsikan bahwa semua obyek tampak dan tidak tampak dimiliki oleh orang lain kecuali jika ada pernyataan sebaliknya yang spesifik.”

Pilih alternatif dengan kinerja terbaik. Pemilihan pendekatan untuk mengatasi permasalahan etika akan mempunyai efek, sehingga perlu dipilih pendekatan dengan efek yang paling minimum atau mempunyai kinerja terbaik.

D.      Politik Informasi

       Banyak perusahaan yang menerapkan sistem informasi tetapi tidak berhasil. Kegagalan ini disebabkan adanya politik informasi di dalam organisasi
Markus (1981) menyatakan bahwa sistem informasi mempengaruhi distribusi kekuasan di organisasi karena alasan-alasan sebagai berikut ini.

1.       Pemegang akses informasi dapat mempengaruhi hasil dari keputusan

2.       Sistem informasi digunakan untuk alokasi sumber-sumber daya sistem yang dapat mempengaruhi perilaku individu-individu.

3.       Sistem informasi digunakan untuk sistem pengendalian yang dapat mencegah atau membatasi kegiatan-kegiatan.

4.       Sistem informasi menyebabkan kekuasan dan kekuatan karena memberikan kesan kemampuan untuk dapat merubah hasil. Persepsi atau kesan dari memiliki kekuatan akan menimbulkan kekuatan.

E.       Menolak Perubahan

         Markus (1981) juga mengatakan bahwa suatu sistem informasi yang merubah distribusi kekuasaan dan kekuatan di dalam organisasi akan ditolak oleh mereka yang akan kehilangan kekuasaan atau kekuatannya. Penolakan akibat perubahan kekuasan atau kekuatan ini disebut dengan menolak implementasi. Hal ini didasarkan pada kenyataan bahwa kekuasaan dan kekuatan merupakan hal yang penting dari sistem informasi mempunyai peranan terhadap pergeseran kekuasan dan kekuatan tersebut. Oleh karena itu mereka yang merasa kekuasan dan kekuatannya akan tergeser oleh penerapan sistem informasi akan melakukan penolakan.
Penolakan dari perubahan akan lebih besar lagi jika sistem informasi digunakan untuk melakukan proses rekayasa ulang (business reengineering). Caldwall (1994)
Melakukan survey dan melaporkan bahwa penolakan terhadap perubahan menduduki rangking tertinggi dari halangan yang dihadapi oleh proses rekayasa ulang bisnis.

F.       Identifikasi Penolakan

          Untuk dapat mengatasi penolakan atas perubahan ini, maka orang-orang yang menolak penerapan sistem informasi yang baru perlu diidentifikasikan. Ciri-ciri orang yang menolak perubahan adalah sebagai berikut :

1.      Mereka yang selalu menunda-menunda proyek sistem informasi dengan melakukan penolakan demi penolakan untuk membuat proyek tidak jadi dilakukan.

2.      Mereka yang menyetujui proyek sistem informasi dengan membuat sistem informasi menjadi lebih luas dan lebih rumit dengan harapan akan gagal dengan sendirinya jika diterapkan.

3.      Mereka yang memegang dan tidak mau melepaskan sumber-sumber daya yang diperlukan untuk membangun dan menerapkan sistem informasi, sehingga proyek sistem informasi tidak dapat dilakukan.

G.     Mengatasi Penolakan Perubahan

        Penerapan sistem informasi yang baru yang menyebabkan perubahan di organisasi sering ditolak oleh manusia di dalam organisasi. Suatu sistem manajemen perubahan perlu diterapkan untuk mengatasi penolakan karena perubahan.

Martin (1999) mengingatkan bahwa untuk menerapkan sistem manajemen perubahan ini, ada dua hal dasar yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut ini :

1.      Ketika mengenalkan perubahan di dalam suatu organisasi, kita tidak dapat mengasumsikan bahwa manusia akan berubah sendiri karena mereka diberitahu untuk berubah.

2.      Jika mereka berubah, kita tidak dapat mengasumsikan bahwa manusia akan berubah sesuai dengan yang diharapkan. Seringkali mereka berubah dengan cara dan hasil yang tidak diharapkan.

v  Teori-teori Penolakan Perubahan

Terdapat tiga teori untuk mengetahui penyebab adanya penolakan perubahan dan cara mengatasinya terhadap penerapan sistem informasi yang baru.

a.      Teori orientasi sistem
      Teori ini menjelaskan bahwa yang menyebabakan penolakan perubahan adalah karena sistemnya bukan manusianaya. Manusia menolak karena sistem yang akan diterapkan tidak sesuai dengan yang diharapkan, sistem banyak mengandung kesalahan, sistem tampak masih asing bagi mereka. Jika benar yang menjadi penyebab penolakan adalah sistemnya, maka kualitas dari sistem harus diperbaiki dengan cara :

1.      Pemakai sistem dilibatkan dalam pengembangan sistem untuk meningkatkan kualitas dari sistem.

2.      Pengetesan sistem harus tuntas dan dilakukan untuk menemukan semua kesalahan.

3.      Sosialisasi pengenalan sistem harus dilakukan sebelum diterapkan.

4.      Pelatihan penggunaan sistem harus dilakukan supaya memahami sistem lebih lanjut.

b.      Teori Orientasi Manusia

        Teori ini bahwa yang menyebabkan penolakan adalah sikap manusianya bukan sistemnya. Diasumsikan sistemnya sudah baik dan berkualitas tetapi masih tetap ditolak oleh pemakainya. Jika penolakan ini terjadi, untuk mengatasinya maka sikap manusianya perlu dirubah.

Teori orientasi manusia konsisten dengan student (1978) yang menjelaskan sikap terhadap perubahan dan cara mengatasinya sebagai berikut ini :

1.      Manusia tidak akan menolak perubahan sebesar mereka menolak untuk dirubah. Ini merupakan arti bahwa sebenarnya manusia di dalam organisasi mau saja menerima terjadinya perubahan asal mereka memahaminya tanpa dipaksa untuk dirubah.

2.      penerimaan terhadap perubahan juga akan meningkat jika mereka merasa mendapat manfaat dari perubahannya.Cara mengatasinya bisa dengan sosialisasi dan pelatihan

3.      penerimaan terhadap perubahan juga akan meningkat dengan keseriusan pihak yang melakukan perubahan.

4.      Faktor ketegangan yang merupakan salah satu  yang menyebabkan penolakan muncul akibat adanya ketidakpastiaan mengenai apa yang akan terjadi dengan sistem yang baru.Cara mengatasinya bisa dengan sosialisasi, memberikan penjelasan dan pendidikan.

c.       Teori Interaksi

Teori ini menyatakan bahwa penyebab penolakan perubahan adalah bukan manusia atau sistemnya akan tetapi lebih kepada interaksi diantaranya.

Cara mengatasinya :

1.      meningkatkan penghubung / interface antara sistem dan pengguna

2.      partisipasi pemakai sistem di dalam pengembangan dan penerapan system

v  Model Adopsi Perubahan

a.      Lewin/Schein Model

Model ini terdiri dari 3 (tiga) tahapan yaitu :

1.    mencairkan kekakuan (ada dua aspek yaitu manciptakan kondisi bahwa perubahan itu dibutuhkan serta menciptakan suasana yang aman),

2.    mengarahkan (ada dua aspek utama yaitu menyediakan informasi tentang arah dari perubahan serta menyediakan dan mengeliminasi pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk menjalankan perubahan),

3.    membekukan kembali (ada dua aspek yaitu mengintegrasikan hasil perubahan ke kegiatan rutin yang akan dilakukan serta memasukkan ke dalam sistem sosial sehingga perubahan dapat diterima secara luas).

b.      Inovation Adoption Model

Merupakan suatu ide adopsi yang baru bagi individu dan organisasi, terdapat 5 (lima) tahapan dalam mengadopsi inovasi yaitu :

1.      Kesadaran è individu dikenalkan pada inovasi

2.      Minat è membuat individu tertarik dan berminat akan inovasi

3.      Evaluasi è individu akan menilai dan mengevaluasi

4.      Percobaan è jika dianggap bermanfaat, maka individu akan mencoba

5.      Adopsi è memutuskan untuk mengadopsi inovasi tersebut ke kegiatan mereka secara continue.

Beberapa faktor yang berpengaruh terhadap kesuksesan adopsi tergantung dari beberapa faktor, faktor tersebut antara lain :

a.      Persepsi dari keuntungan relatif, maksudnya kelebihan yang ditimbulkan jika dibandingkan dengan sistem yang lama;

b.      Kompabilitas merupakan tingkat seberapa besar inovasi tersebut konsisten dengan nilai, opini, kelakuan dan pengalaman individu yang akan mengadopsi inovasi;

c.       Kerumitan merupakan tingkat kesulitan inovasi dipahami;

d.      Komunikabilitas merupakan tingkat komunikasi hasil dari inovasi yang dapat disebarkan ke calon pengadopsi inovasi yang lainnya; dan

e.      Juara adalah sifat mau berkorban waktu dan tenaga untuk menerima inovasi dan menyebarkannya.

BAB III

KESIMPULAN

A.     Kesimpulan

         Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi mempunyai pengaruh yang mendalam di dalam kehidupan manusia dan sesuatu yang mempunyai pengaruh terhadap kehidupan manusia  berhubungan dan etika. Yang bertanggungjawab atas permasalahan etika akibat dari penerapan teknologi informasi adalah seorang manajer.Selain itu manajer juga menentukan bagaimana teknologi informasi digunakan dalam sebuah organisasi.Permasalahan-permasalahan yang ada dalam etika adalah permasalahan privasi,kepemilikan intelektual,penghentian kerja,keamanan,akurasi sistem,dan kesehatan.Dimana pengertiannya sudah dijelaskan pada makalah diatas.

        Selain etika,di dalam sistem teknologi juga ada politik informasi.Banyak perusahaan yang menerapkan sistem informasi tapi tidak berhasil.Kegagalan itu disebabkan karena adanya politik informasi di organisasi.Ketika informasi menjadi dasar pengambilan keputusan di organisasi, maka politik informasi akan muncul di dalamnya. Markus (1981) mengatakan bahwa suatu sistem informasi yang merubah distribusi kekuasaan dan kekuatan di dalam organisasi akan ditolak oleh mereka yang akan kehilangan kekuasaan atau kekuatannya. Untuk dapat mengatasi penolakan atas perubahan tersebut maka orang-orang yang menolak penerapan sistem informasi yang baru perlu diidentifikasikan.Ada tiga teori untuk mengetahui penyebab adanya penolakan perubahan dan cara mengatasinya terhadap penerapan sistem informasi yang baru antara lain ; teori orientasi sitem,teori orientasi manusia,dan teori interaksi.Ada juga model adopsi perubahan.Model adopsi ini akan memberikan cara-cara untuk mengatasi perubahan antara lain ; lewin/schein model dan inovatin adoption model.